Le rôle du conseil syndical d’une copropriété

Le conseil syndical avec l’assemblée générale, décisionnelle et le syndic, exécutif administre l’immeuble en copropriété. Il est le relais, permet le dialogue entre le syndic et les copropriétaires.

Tout copropriétaire peut être membre du conseil syndical. Le rôle du conseil syndical étant d’assister le syndic et d’exercer un pouvoir de contrôle sur ce-dernier.

Le conseil syndical est un organe intermédiaire important, permettant aux copropriétaires d’être informés et de participer à la vie de la copropriété. Bien que ne disposant pas de pouvoirs propres pour engager le syndicat des copropriétaires, il peut jouer un rôle décisif dans le bon fonctionnement de la copropriété et l’établissement de rapports normaux entre les copropriétaires et leur syndic.

La fonction au sein de cet organe de conseil et de contrôle est bénévole et ne suscite généralement pas les vocations : souvent le conseil syndical remplit sa mission grâce au seul dévouement de son président.

Désignation du conseil syndical dans une copropriété

En vertu de l’article 21 de la loi de 1965, tout copropriétaire (personne physique ou morale, co-indivisaire, usufruitier, nu-propriétaire…) peut faire acte de candidature. Outre les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints ou leurs représentants légaux, peuvent également être désignés comme membre du conseil syndical les partenaires liés par un pacte civil de solidarité et les usufruitiers (article 21, 5ème alinéa, de la loi du 10 juillet 1965, complété par l’article 7-4° de la loi du 12 mai 2009 de simplification du droit). Seule exception : le syndic, son conjoint, le partenaire lié à un syndic par un pacte civil de solidarité (article 21 6ème alinéa de la loi du 10 juillet 1965, complété par l’article 7-4° de la loi du 12 mai 2009 précité), ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s’ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du conseil syndical.

Election des membres du conseil syndical

Les membres du conseil syndical sont désignés par l’assemble générale. Signalons que le libellé de la résolution sur l’ordre du jour de la convocation à l’assemblée générale appelée à se prononcer sur l’élection du conseil doit être « élection » et non pas « renouvellement ». En effet, le terme renouvellement sous-entend le maintien des membres déjà en place du conseil syndical, alors que tout copropriétaire peut faire acte de candidature à chaque élection.

Préalablement au vote, un appel à candidature sera effectué. Il y a lieu de se reporter au règlement de copropriété pour vérifier les dispositions qu’il contient à cet égard : nombre de membres prévu, répartition par bâtiment, durée du mandat… Elire un nombre impair de membres (au moins trois en pratique) facilite la prise de décision au sein de cet organe, un nombre de membres pair pouvant aboutir à une égalité, et donc à un blocage (le président n’ayant pas, comme on le croit souvent, voix prépondérante).

Le vote est nominatif : les copropriétaires doivent voter (à la majorité de l’article 25 ou éventuellement 25-1) sur chaque nom et non pas pour une liste globale. La durée du mandat est généralement d’un an et au maximum de trois ans (article 22, alinéa 2, du décret de 1967), renouvelables. Le cas des syndicats secondaires est prévu par les articles 22, dernier alinéa, et  24, du décret de 1967.

Election du président du conseil syndical

• Le président du conseil syndical n’est pas élu par l’assemblée générale, mais par les membres du conseil, lors de sa première réunion.

• Le président a un rôle à part. Sauf décision contraire au sein du conseil syndical (par exemple quand un chargé de relations avec le syndic est désigné), c’est lui qui assure la liaison avec le syndic. Le président du conseil syndical a aussi le pouvoir de convoquer une assemblée en cas de carence du syndic, dans les conditions de l’article 8 du décret de 1967 (mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours). D’où l’importance pour lui d’avoir une liste des copropriétaires à jour ! Il peut également engager une action judiciaire en référé contre l’ancien syndic, pour récupérer les fonds et archives de la copropriété après mise en demeure restée infructueuse (article 18-2 de la loi de 1965). En revanche, il ne doit pas signer d’ordre de services, de commandes ou de contrats (uniquement celui du syndic, s’il est mandaté pour cela par l’assemblée).

Election des suppléants. Le règlement de copropriété peut prévoir la désignation de membres suppléants (article 25 du décret de 1967). La présence de membres suppléants a son utilité en cas de vacance importante des sièges des membres titulaires. En effet, selon l’article 25, alinéa 2, du décret de 1967, le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant, pour quelque cause que ce soit (démission du titulaire, décès, vente du lot, révocation).

Assurer un dialogue et un rôle d'influence entre le syndic et les copropriétaires, telle est la mission du conseil syndical.
Afficher la galerie
Assurer un dialogue et un rôle d'influence entre le syndic et les copropriétaires, telle est la mission du conseil syndical.
©Christian de Rivière

Fonctionnement du conseil syndical

Les règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical ne sont pas fixées par la loi : c’est au règlement de copropriété de l’immeuble et, à défaut, à l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 24, de définir celles-ci (article 22, alinéa 1er, du décret de 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004). Le conseil syndical n’a pas le pouvoir de les décider, sauf s’il en a reçu délégation de l’assemblée générale, en application de l’article 25-a de la loi de 1965. C’est pourquoi, le formalisme de la convocation et des réunions du conseil syndical est variable d’une copropriété à l’autre. Le conseil syndical n’a pas à proprement parler de pouvoir de décision, mais si elles sont prises à l’unanimité de ses membres, ses décisions auront un poids plus important vis-à-vis du syndic et des autres copropriétaires. Le conseil syndical doit collationner les informations (c’est-à-dire vérifier les textes), pointer les problèmes qui existent dans l’immeuble,  en avertir le syndic et faire avancer les dossiers auprès de celui-ci. À cet égard, la communication entre membres de cet organe ainsi qu’avec les copropriétaires est un point essentiel. Pour les membres du conseil syndical, celle-ci peut se matérialiser notamment par une convocation aux réunions avec un ordre du jour et un compte-rendu des questions examinées. Vis-à-vis des autres copropriétaires, l’information sur l’activité du conseil syndical peut être assurée par voie d’affichage, par la diffusion d’une « lettre du conseil syndical », ou encore par Internet. Le compte-rendu annuel de la mission du conseil syndical devant l’assemblée générale permet également l’information des copropriétaires.

Autonome, il peut se réunir sur auto-saisine ou à la demande d’un copropriétaire pour débattre de certains points. La présence du syndic aux réunions du conseil syndical n’est pas obligatoire. Lorsque le syndic n’est pas présent à la réunion, il est utile de lui communiquer un compte-rendu des débats afin de recueillir son avis et ses réponses aux questions posées, pour ensuite faire redescendre l’information auprès des copropriétaires. Afin d’utiliser au mieux les compétences de ses membres, le conseil syndical peut décider de créer des commissions spécialisées dans certains domaines : contrôle des comptes, travaux, relations publiques (commission utile notamment pour gérer les impayés de charges…). Répartir les tâches permet également à tous les membres de se sentir concernés et de n’exclure personne. De manière générale, en cas de contentieux, le conseil syndical, en jouant un rôle d’apaisement auprès des copropriétaires, est parfois plus efficace que le syndic. Une ou plusieurs personnes peuvent se charger d’aller voir le copropriétaire débiteur et de négocier avec lui un étalement de la dette. Et il est toujours plus facile de débattre d’un problème avant, que pendant l’assemblée.  

Rôle et pouvoirs du conseil syndical

En vertu de l’article 21 de la loi de 1965, le conseil syndical « assiste le syndic et contrôle sa gestion ».

Le contrôle est sa fonction essentielle 

• Le conseil syndical doit pouvoir vérifier la comptabilité tenue par le syndic, sur rendez-vous, selon une fréquence qui est fonction de l’importance de la copropriété (trimestrielle, semestrielle…). Le syndic, comme tout un chacun, n’est pas à l’abri d’une erreur : il peut se tromper de bâtiment pour l’imputation de charges, de clé de répartition, etc. L’intervention du conseil syndical permet de rectifier ces erreurs.

Le conseil syndical, après discussion avec le syndic, contrôle également l’élaboration du budget prévisionnel de la copropriété dont il suit l’exécution (article 26, alinéa 1er, du décret de 1967). Les copropriétaires ont tendance à faire baisser le montant du budget prévisionnel pour avoir des appels provisionnels inférieurs. C’est un mauvais calcul : le budget prévisionnel doit être réaliste et adapté à la copropriété. En cas de dépassement de ce budget, il faut procéder à un appel exceptionnel de fonds ; à défaut, la copropriété se retrouve en état de cessation des paiements. 

Le conseil syndical peut prendre connaissance, et se faire communiquer les copies des pièces concernant la copropriété (article 21 de la loi de 1965 et article 26, alinéa 3, du décret de 1967). Sont ainsi concernés : les contrats des entreprises, les contrats du personnel de l’immeuble, les  feuilles de présence avec la clé de répartition. Afin de renégocier en temps utile les contrats des entreprises, il est judicieux d’établir un tableau comportant les dates d’échéance de ceux-ci, le délai de préavis pour résiliation, ainsi que la périodicité des interventions de ces entreprises dans la copropriété.

Le conseil syndical doit également veiller à l’application des décisions de l’assemblée générale. En effet, il n’est pas rare de constater, un an après une assemblée générale, que des décisions n’ont pas été exécutées. C’est le rôle du conseil syndical de le rappeler pour ne pas oublier des décisions prises.

• Il est souhaitable aussi que le conseil syndical participe également aux réunions de chantier (rénovation de la cage d’escalier, ravalement, etc.). Le conseil syndical participe à la préparation de l’assemblée générale (article 26 du décret du 17 mars 1967 prévoit que l’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical). Cela implique la tenue d’une réunion préparatoire entre le conseil syndical et le syndic. Cette réunion préparatoire à l’assemblée générale permet notamment de vérifier que l’ordre du jour qui va être adressé aux copropriétaires comporte bien tous les points que l’on souhaite y voir figurer. Le conseil syndical peut demander au syndic la convocation d’une assemblée générale en précisant dans sa notification les points dont il veut qu’ils soient traités en assemblé générale (article 8 du décret).

Le rôle du conseil syndical couvre l'ensemble des besoins en travaux et rénovation de l'immeuble, de la cave au grenier.
Afficher la galerie
Le rôle du conseil syndical couvre l'ensemble des besoins en travaux et rénovation de l'immeuble, de la cave au grenier.
©Christian de Rivière

Le conseil syndical peut recevoir une délégation de pouvoir de l’assemblée générale (à la majorité de l’article 25 ou éventuellement 25-1) pour :

  • effectuer un acte déterminé, comme choisir une entreprise ;
  • décider des dépenses jusqu’à un montant fixé par la délégation de pouvoir (une même délégation peut être votée en faveur du syndic).

La consultation du conseil syndical peut être rendue obligatoire par l’assemblée générale (article 21 de la loi de 1965) pour les marchés et contrats dépassant un certain montant.

Le conseil syndical donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes les questions concernant le syndicat des copropriétaires pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même (pouvoir d’auto-saisine), selon l’article 21 de la loi de 1965.

Le conseil syndical peut, pour l’exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité : expert-comptable, juriste… (article 27, alinéa 2, du décret de 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004). Les honoraires des personnes consultées par le conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration (charges relevant de l’article 10, alinéa 2, de la loi de 1965) et doivent être supportés par tous les copropriétaires au prorata de leurs tantièmes, sans référence au critère de l’utilité. La désignation de ces personnes est un droit propre, hors budget, qui ne nécessite pas l’accord de l’assemblée générale.

Le conseil syndical rend compte à l’assemblée, chaque année, de l’exécution de sa mission (article 22, alinéa 2, du décret de 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004). Il appartient au règlement de copropriété, ou à l’assemblée générale de définir les modalités par lesquelles le conseil syndical rend compte de sa mission : un compte-rendu oral peut suffire, puisque le compte-rendu écrit ne figure pas parmi la liste des documents dont la notification est obligatoire, l’établissement d’un écrit est cependant conseillé. Mais, dans la mesure où le compte-rendu est dû à l’assemblée, la seule communication écrite d’un rapport n’est pas suffisante : celui-ci doit aussi être lu devant l’assemblée

Le conseil syndical n’a pas de personnalité juridique. Sa responsabilité ne peut être recherchée dans sa globalité, mais nécessite une mise en cause de chacun de ses membres à titre personnel. Il faut donc penser à faire rajouter dans l’assurance de l’immeuble, si elle n’y figure pas, une clause pour couvrir la responsabilité civile de chacun des membres du conseil syndical. Néanmoins, comme l’indique la Commission de la copropriété dans sa treizième recommandation relative au conseil syndical « le caractère gratuit du mandat et le rôle essentiellement consultatif des conseillers syndicaux ne rendent pas fréquente la mise en jeu de cette responsabilité ».

Conclusion

Le conseil syndical (ou le président du conseil syndical) n’est pas un syndic bis. Il ne doit pas diriger la copropriété, ni être un directeur des ressources humaines vis-à-vis du personnel de la copropriété. Il n’a pas à convoquer les entreprises, à passer les ordres de service, ni à envoyer des courriers aux tiers, sinon il engage sa responsabilité en tant que gestionnaire de fait. De même, le président du conseil syndical doit éviter d’entretenir une relation unilatérale avec le syndic.

En revanche, le conseil syndical doit être l’animateur de la copropriété. Pour cela une relation de confiance est nécessaire entre le conseil syndical, le syndic et les copropriétaires. L’instauration d’un dialogue dans la copropriété évite souvent des assemblées générales houleuses. En copropriété, on ne le dira jamais assez, la communication est un point essentiel ! Enfin, être membre d’un conseil syndical implique de s’informer sur l’évolution du droit de la copropriété et d’être bien organisé.

 

Questions fréquentes quant au conseil syndical :

À l’occasion du vote d’une résolution portant sur des travaux, l’assemblée générale peut-elle laisser au conseil syndical le soin de choisir l’entreprise chargée de la réalisation des travaux? 

La décision de l’assemblée de s’en remettre au conseil syndical pour le choix de l’entreprise constitue une délégation de pouvoir. Or, toute délégation de pouvoir donnée par l’assemblée en application de l’article 25-a de la loi de 1965 doit faire l’objet d’un projet de résolution notifié en même temps que l’ordre du jour, comme le prescrit l’article 11-5° du décret du 17 mars 1967, à peine de nullité de la délibération.  

Le syndic a écarté ma candidature au conseil syndical en faisant valoir une clause du règlement de copropriété de l’immeuble selon laquelle « les fonctions de membre du conseil syndical ne peuvent être exercées par des copropriétaires qui ne sont pas à jour de leurs obligations financières envers le syndicat ». Or, selon lui, je serais redevable d’un léger arriéré envers la copropriété. Est-il en droit de refuser ma candidature par application de cette clause ?

Non, car une telle clause de règlement de copropriété a été jugée abusive par la jurisprudence (Civ., 3ème, 18 décembre 2002, Bull, civ. III, n° 268). En effet, elle est contraire à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, dont l’alinéa 3 prévoit que tout copropriétaire peut être membre du conseil syndical.

Notre syndic a conclu avec l’accord du président du conseil syndical un bail de stationnement sur une partie commune. En avait-il le droit ? 

Non. Le syndic ne peut consentir un bail de stationnement, ou tout autre bail, sur une partie commune, sans l’accord préalable de l’assemblée générale (prise à la majorité de l’article 24). A défaut, tout copropriétaire peut en demander l’annulation (Civ., 3ème, 6 mai 2003).

Pour plus d’informations : La Chambre des Propriétaires    www.chdp.asso.fr

La Chambre des Propriétaires représente plus de 120 000 biens individuels.
Afficher la galerie
La Chambre des Propriétaires représente plus de 120 000 biens individuels.
©DR

Article publié le 13 janvier 2016

Articles à lire sur le même sujet

Ajouter un commentaire