L’assemblée générale, de sa préparation à l’envoi du procès verbal

Afin de respecter les procédures prévues par la loi, une assemblée générale doit se préparer en plusieurs étapes, de la convocation à l’envoi du procès-verbal.

Tout savoir sur les étapes à respecter pour qu'une assemblée générale se déroule dans les meilleures conditions: de la préparation à l'envoi du procès verbal en passant pas la convocation des membres.

1.    Avant l’assemblée générale

Pour la validité et le bon déroulement d’une assemblée générale, il faut respecter les étapes qui précèdent l’assemblée générale, à savoir :

• Le syndic doit préparer l’ordre du jour et le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical.

• Le syndic doit prendre en compte les questions que les copropriétaires ont demandé (dans les temps) à inscrire à l’ordre du jour (article 10 du décret).

• Les copropriétaires qui le souhaitent doivent envoyer la ou les questions qu’ils veulent inscrire à l’ordre du jour au syndic, par lettre RAR, avant que la convocation ne soit prête à l’envoi. Le texte de la question doit être rédigé par le copropriétaire et l’ensemble des pièces (devis, plans, etc.) nécessaires à la décision doivent être jointes. Si le syndic n’a pas reçu dans les temps cette question à inscrire à l’ordre du jour, il devra l’inscrire obligatoirement à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

 

2.    La convocation à l’assemblée générale

a)    L’envoi de la convocation d’assemblée générale

Voici les obligations légales concernant l’envoi de la convocation d’assemblée générale

Délais :

  • Si le règlement de copropriété n’a pas prévu de délai plus long, c’est un délai de 21 jours minimum qui s’impose.
  • Il faut compter 21 jours entiers (la loi parle de 21 jours « francs »), du lendemain de la première présentation par le facteur (si envoi par RAR), à la veille de l’assemblée générale.

Modes de diffusion :

  • Lettre recommandée avec accusé réception,
  • Ou contre émargement c'est-à-dire par remise contre signature (à savoir, qu’il faudra faire un affichage dans les parties communes, au préalable pour en informer les copropriétaires),
  • Ou par télécopies avec récépissé (depuis le 1er avril 2007), ce qui est évidemment très peu utilisé. La remise par email contre accusé de réception n’est toujours pas autorisée actuellement par la loi.

 

b)   Que devez-vous vérifier lorsque vous recevez votre convocation d’assemblée générale ?

Certains documents doivent être joints à la convocation d’assemblée générale, sous peine d’annulation de celle-ci. Ainsi, le syndic doit joindre obligatoirement à la convocation :

  • Depuis le 1er janvier 2007, les 5 annexes comptables règlementaires ; il s’agit de la situation financière de votre copropriété de l’année clôturée (leur absence dans la convocation entraine la nullité de la résolution sur les comptes)
  • Les devis détaillés (ou les conditions essentielles des contrats), en cas de mise en concurrence (article 21 de la loi),
  • Le(s) contrat (s) de syndic complet(s).

 

Attention, vérifiez bien que votre syndic effectue les mises en concurrence et propose plusieurs contrats ou devis quand cela est nécessaire, pour pouvoir comparer les prestations et les prix proposés, afin de permettre une meilleure maîtrise des charges.

 

3.    Et après l’assemblée générale : le procès verbal?

  • Il s’agit d’un document essentiel de la vie de la copropriété car il authentifie toutes les décisions concernant la copropriété.
  • L’envoi du procès-verbal doit se faire dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale.

Il doit être obligatoirement adressé en lettre RAR aux copropriétaires absents et opposants (qui ont la possibilité de contester les décisions prises dans un délai de 2 mois à partir de la diffusion du PV).

Attention, dans la plupart des cas, le syndic envoie le procès-verbal en lettre RAR à tous les copropriétaires, ce qui engendre des frais inutiles, puisque qu’un simple envoi en lettre simple est suffisant pour les personnes présentes ou représentées, ne s’étant opposées à aucune résolution approuvées par l’AG.

 

Bon à savoir : le procès verbal doit obligatoirement faire apparaître :

  • l’ensemble des textes de résolutions approuvés par l’assemblée générale ;
  • le résultat de chaque vote ;
  • les noms et le nombre des millièmes des opposants et abstentionnistes pour chaque résolution ;
  • les réserves éventuelles émises par un copropriétaire sur la régularité des votes.
  • Le texte de l’article 42 de la loi concernant les délais de contestation, comme prévu à l’article 18 du décret.

 

Pour plus d’informations :       

ARC :   www.unarc.asso.fr
Editions Vuibert : www.vuibert.fr

Article publié le 17 octobre 2013

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