Les charges en copropriété : comment les maîtriser et les réduire ?

Les dépenses de copropriété ne cessent d’augmenter année après année, et ce bien plus que l’inflation. Pour preuve, plusieurs enquêtes mentionnent des augmentions de 5 % entre 2010 et 2011 et de 14 % sur trois ans, alors que l’inflation sur la même période n’a été que de 5 % ! Les charges de copropriété pèsent de plus en plus dans le budget des ménages et on peut donc aisément comprendre qu’en ces temps de crise, la réduction des charges soit un enjeu majeur et une préoccupation d’autant plus forte pour les copropriétaires.

Une attention portée aux contrats et tarifs de tous prestataires permettra avec une mise en concurrence régulière et une renégociation de faire nettement diminuer les charges d'immeuble.

Chaque année on entend toujours la même musique en assemblée générale : « on paie beaucoup trop de charges. » Malgré cette litanie, qui n’est que trop peu suivie d’effet, il existe néanmoins plusieurs leviers pour faire baisser les charges de copropriété : nous allons aborder dans cet article les plus simples à mettre en place.

 

1. Les contrats des prestataires

a) Vérification des contrats

Nombreux sont les propriétaires qui souvent sont surpris du nombre, non négligeable, de prestataires liés à la copropriété par des contrats d’entretien et de maintenance. Voici une liste non exhaustive de contrats que l’on peut trouver : ascenseur, chauffage, ménage, sortie des poubelles, dératisation, désinsectisation, extincteurs, blocs secours, colonnes sèches, VMC (ventilation mécanique contrôlée), porte de garage automatique, vide-ordures, pompes de relevage, toit-terrasse, compteurs d’eau…

Recensez les contrats et examinez-les : date d’effet, durée, prestations, prix, formule de révision, etc.

Vérifiez ensuite que ces contrats sont bien respectés : périodicité des interventions (exemple : nombre de passages du chauffagiste), moyens mis en œuvre (exemple : temps passé par le jardinier), objectifs respectés (exemple : taux de pénétration dans les appartements pour le nettoyage des bouches d’aération de la VMC).

 

b) La mise en concurrence

La mise en concurrence est désormais facilitée grâce à l’article L136-1 du code de la consommation créé par la loi dite Chatel du 28 janvier 2005 qui permet à tout syndicat de copropriétaires, reconnu comme non-professionnel par la Cour de Cassation (Chambre Civile 1, 23 juin 2011, 10-30.645), de mettre un terme aux contrats à reconduction tacite si le prestataire ne l’a pas informé par écrit de la possibilité de ne pas reconduire le contrat.

Déterminez les prestations attendues par la copropriété et par type de contrat (exemple : pour le ménage, convenir d’un nombre suffisant de passages par semaine de l’entreprise, pour maintenir le hall d’entrée propre).

- Puis mettez-les en concurrence. Attention de ne pas tomber dans le « low cost », l’objectif de cette phase est de négocier des contrats pour obtenir des économies sans pour autant remettre en cause la qualité intrinsèque des prestations ou la sécurité.

Mises bout à bout, les économies réalisées grâce à la renégociation des contrats peuvent représenter des milliers d’euros !

Exemple de tableau de charges de copropriété.
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Exemple de tableau de charges de copropriété.
©DR

- Pensez à renégocier régulièrement (tous les 2 à 5 ans) les contrats pour limiter les dérives : baisse de la qualité des prestations et envolée des tarifs.

 

2. Le contrôle des dépenses

Autre gisement d’économies, le contrôle des dépenses : petits travaux, fournitures, honoraires du syndic…

a) Les factures

Il n’est pas rare de voir des erreurs de TVA, des dépenses facturées au taux normal de 20 % au lieu du taux réduit à 5,5 %.

Vérifiez le taux de TVA applicable, cela peut être une source d’économie non négligeable, comme le prouve cet exemple d’un adhérent qui a pu récupérer auprès de deux prestataires (chauffage et ascenseur) la coquette somme de 4 037,04 e de trop versé de TVA sur les trois dernières années.

• Vérifiez également si la facture se rapporte à un contrat (y est-elle conforme ?), à un devis (où est-il ?, pourquoi une différence de prix ?), un ordre de service (quels sont les travaux demandés et effectués ?)…

Tableau comparatifs entre différents prestataires.
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Tableau comparatifs entre différents prestataires.
©DR

b) Les petits travaux et fournitures

Par facilité ou inaction, le syndic fait souvent appel aux mêmes entreprises ou fournisseurs sans même avoir comparé leurs tarifs. L’exemple le plus probant étant celui du chauffagiste auquel le gestionnaire va recourir pour commander du fioul. Pourtant il s’agit là d’une source majeure d’économie : jusqu’à 11 % pour une copropriété à Paris qui se fait livrer 30 000 litres en moyenne par an.

Il en va de même avec les autres dépenses ponctuelles, mais non moins récurrentes, comme celles du plombier, de l’électricien ou de l’achat de produits divers (ampoules…) pour lesquelles vous obtiendrez souvent des baisses de prix conséquentes de l’ordre de 15 %.

• N’hésitez pas à communiquer à votre syndic les coordonnées de vos entreprises.

• Veillez tout simplement à faire respecter l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui mentionne : « L’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l’article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire. »

c) Les honoraires de syndic

Il est pratique courante que des syndics refacturent en prestations particulières celles censées rentrer dans la gestion courante, un des exemples les plus récurrents est celui de la gestion des archives. Les dispositions légales ou règlementaires (article 33 du décret du 17 mars 1967, arrêt de la Cour d’Appel de Grenoble du 05 mars 2012 et arrêt de la Cour de Cassation du 01 mars 2011 n°10-30.286) mettent à la charge des syndics l’obligation de conserver certains documents, mais ne précisent pas si cette obligation est limitée dans le temps. Or les délais de prescription étant parfois très longs pour certains  documents, le volume des archives peut devenir ingérable pour un syndic. Si les archives dites « dormantes » représentent un volume trop important, il n’est pas rare que le syndic fasse appel à une entreprise spécialisée dans la conservation des archives. Le coût d’externalisation de cette mission incombe au syndic sauf si, après consultation du conseil syndical, il fait voter en assemblée générale une résolution (à la majorité de l’article 25) pour la souscription d’un contrat d’archivage par le syndicat des copropriétaires. Néanmoins, essayez de le négocier et de l’intégrer au forfait de gestion courante.

- Soyez particulièrement attentif aux honoraires des prestations invariables de gestion courante, incluses dans le forfait, et des prestations variables (particulières).

- Méfiez-vous également des syndics qui ôtent le pouvoir à l’assemblée générale des copropriétaires de décider des honoraires au profit du syndic en cas de travaux exceptionnels hors budget prévisionnel et votés par cette même assemblée, et qui mentionnent donc dans leur contrat une rémunération au pourcentage souvent élevée, et ce malgré l’article 18-1 A de loi du 10 juillet 1965 et la clause 14 de la recommandation n°11-01 (BOCCRF 26/04/2012) de la Commission des clauses abusives. Il y a là encore un gisement d’économies possible pour les copropriétaires, mais attention : négociez pour que le montant des honoraires du syndic soit un montant TTC, pourcentage du montant HT des travaux.

- Demandez à votre syndic de joindre à la convocation à l’assemblée générale « L’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération » comme l’y oblige l’article 11 du décret du 17 mars 1967. Ce document vous permettra de vous rendre compte du coût réel de votre syndic. N’hésitez pas à passer au crible son contrat et à faire jouer la concurrence au moment de son renouvellement.

Il faut toutefois être conscient qu’avoir un gestionnaire de qualité, impliqué et efficace a un coût.

Pour aller plus loin

Tout immeuble nécessite un entretien régulier, ce qui lui permet de ne pas se déprécier, d’en diminuer les charges (exemple : entreprendre la réfection de l’étanchéité d’un toit terrasse s’avère in fine moins onéreux que les dépenses occasionnées par des dégâts causés par des infiltrations à répétition), de baisser le montant des gros travaux (ne pas attendre la vétusté ultime et d’être contraint d’agir dans la précipitation), mais au contraire de le valoriser.

Pour plus d’informations :

La Chambre des Propriétaires    www.chdp.asso.fr

La Chambre des Propriétaires représente plus de 120 000 biens individuels.
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La Chambre des Propriétaires représente plus de 120 000 biens individuels.
©DR

Article publié le 10 février 2015

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