Organisation et animation d’une assemblée générale des copropriétaires

La convocation et la tenue d’une assemblée générale obéissent à des règles précises qu’il est nécessaire d’observer scrupuleusement, sous peine de nullité d’une ou plusieurs décisions, voire de l’assemblée tout entière. Pour sa part, la Chambre des Propriétaires propose un dossier pour aider les syndics bénévoles à convoquer et tenir une assemblée.

 

Convocation à l’assemblée

La convocation à l’assemblée générale obéit à un formalisme pointilleux qui doit être impérativement respecté, sous peine d’annulation de l’assemblée.

• Chaque copropriétaire doit recevoir une convocation à l’assemblée générale par lettre recommandée avec accusé réception, ou remise contre émargement d’un bordereau par un gardien, le syndic ou un employé (article 64 du décret du 17 mars 1967). On signalera qu’est irrégulière la convocation dont l’accusé de réception a été signé par le concierge non habilité à recevoir le pli (Paris, 23ème Chambre, section B, 20 décembre 2007). Sauf urgence explicitement invoquée dans la convocation et motivée, cette convocation doit, depuis le 1er avril 2007, parvenir aux copropriétaires au minimum vingt et un jours avant la date de réunion de l’assemblée (décret du 1er mars 2007). Le règlement de copropriété peut toutefois prévoir des délais de convocation plus longs.

• Le décret du 1er mars 2007 prévoit également que si la lettre recommandée avec AR demeure le mode normal de notification, il est permis de faire « par télécopie avec récépissé » (bien que le fax ne soit plus vraiment dans l’air du temps) toutes les notifications et mise en demeure prévues par la loi de 1965 et le décret de 1967, sauf la mise en demeure préalable à l’inscription de l’hypothèque légale qui se fait par exploit d’huissier (décret de 1967, article 64 modifié).

L’article 65 (modifié par le décret du 1er mars 2007) indique que le copropriétaire doit notifier au syndic son domicile réel ou élu, mais l’obligation d’élire domicile « soit en France métropolitaine si l’immeuble y est situé soit dans le département ou le territoire d’outre-mer de la situation de l’immeuble » est supprimée. Cette réforme, liée à une intervention de la Communauté européenne, vise à ne pas introduire de discriminations entre les différents pays. Pour les copropriétaires demeurant à l’étranger, le syndic devra donc adresser les notifications en France, si le copropriétaire a indiqué une élection de domicile en France. Mais le syndic devra adresser les notifications à l’étranger si le copropriétaire y a son domicile réel ou élu.

Le copropriétaire peut aussi notifier au syndic « s’il le souhaite son numéro de télécopie ». Dans ce cas, les notifications et mises en demeure lui sont valablement faites par le syndic au dernier numéro de télécopie qui lui a été notifié (décret de 1967, article 65 modifié par le décret du 1er mars 2007).

• Le point de départ du délai de convocation de vingt et un jours court à partir de la remise en main propre ou le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée par le facteur au domicile du copropriétaire. Le fait qu’un copropriétaire refuse cette lettre, ou n’aille pas la chercher à la Poste, est donc sans incidence.

Par ailleurs, un copropriétaire est valablement convoqué à son ancien domicile, s’il n’a pas notifié régulièrement, par lettre recommandée avec accusé réception, son nouveau domicile au syndic (Civ. 3ème, 11 mai 2004).

La convocation à une assemblée générale des époux propriétaires, d’un lot de copropriété dépendant de leur communauté de biens, doit être libellée au nom des deux (Civ. 3ème, 23 mai 2007, pourvoi n° 06-14974).

 

Qui convoque ?

• L’initiative de la convocation appartient, en principe, au syndic qui peut le faire chaque fois qu’il le juge utile (décret, article 7), c’est-à-dire au moins une fois par an pour approuver les comptes de l’année écoulée, et voter le budget prévisionnel de l’année à venir.

La convocation peut également être demandée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des voix, sauf nombre de voix inférieur prévu par le règlement de copropriété (décret, article 8). Cette demande doit être faite par lettre recommandée et préciser les questions dont l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée. Si, après mise en demeure, le syndic ne se manifeste pas dans les 8 jours, le président du conseil syndical est habilité à convoquer l’assemblée générale. S’il n’y a pas de conseil syndical, ou si son président ne fait pas le nécessaire, tout copropriétaire a alors la possibilité de demander au président du tribunal de grande instance de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice qui convoquera lui-même l’assemblée générale.

En cas d’annulation du mandat de syndic, ce dernier n’a pas qualité pour convoquer l’assemblée (Civ. 3ème, 30 janvier 2007, pourvoi n° 05-19475).

• Tout copropriétaire peut, à tout moment, demander au syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception, qu’il inscrive une ou des questions à l’ordre du jour de l’assemblée générale (décret, article 10 modifié par l’article 6 du décret du 27 mai 2004). Cette possibilité est désormais ouverte sans condition de délai, alors qu’auparavant, un copropriétaire ne pouvait demander l’inscription d’un ordre du jour complémentaire que dans les six jours de la réception de la convocation à l’assemblée.

En exécution de son devoir de conseil, le syndic pourra inviter le copropriétaire demandeur à produire les documents nécessaires à une décision utile : projet de résolution, conditions essentielles du contrat, éventuellement, autorisation administrative, emplacement des ouvrages, avis d’un architecte. Bien évidemment, les questions notifiées au syndic devront être précises, et rédigées de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif. Elles devront être adressées au syndic avant l’envoi de la convocation, faute de quoi elles seront inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale suivante (Cour d’appel Nîmes, 30.11.2010, Cour d’appel de Paris 23ème chambre 16 décembre 2009).

Le syndic doit établir l’ordre du jour des assemblées en concertation avec le conseil syndical (article 26 du décret du 17 mars 1967 complété par l’article 12 du décret du 20 avril 2010).

 

Que doit contenir la convocation ?

• La convocation doit contenir :

- l’indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion de l’assemblée ;

- l’ordre du jour précisant chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. Chaque résolution proposée ne peut avoir qu’un seul objet (Civ. 3ème, 26 septembre 2007, pourvoi n° 06-11191)

- l’indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu’elles ont été arrêtées par l’assemblée générale. 

• En outre, un certain nombre de documents nécessaires aux copropriétaires pour bien apprécier la portée des décisions qu’ils sont appelés à prendre, doivent être notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour. Certaines de ces pièces, énumérées par l’article 11 du décret de 1967, sont nécessaires à la validité de la décision prise :

- Si l’assemblée est appelée à approuver les comptes : état financier du syndicat des copropriétaires et compte de gestion général. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé.

- Si l’assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel : le projet de budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté.

- Si l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché de travaux : les conditions essentielles du contrat ou, en cas d’appel à la concurrence, des contrats proposés.

- Si l’assemblée est appelée à désigner le syndic : le ou les projets de contrat.

- Si l’assemblée est appelée à approuver une convention entre le syndicat et le syndic, ses préposés, parents ou alliés ou entre le syndicat et une entreprise dans lesquelles ces personnes ont un intérêt (décret, article 39) : le projet de convention.

- Si l’assemblée est appelée à se prononcer sur l’établissement ou la modification du règlement de copropriété, de l’état descriptif de division ou de l’état de la répartition des charges : projets de ces nouveaux actes ou des actes modificatifs.

- Si l’assemblée doit statuer sur les modalités des appels de fonds, le projet de dispense de compte séparé, les périodes de fermeture des accès à l’immeuble, et, d’une manière générale, toutes les questions relevant d’un vote à l’article 25 (autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer des travaux, délégation de pouvoir de l’assemblée au syndic, au conseil syndical…), un projet de travaux d’accessibilité aux handicapés, sur des travaux d’amélioration ou de surélévation, sur l’autorisation donnée au syndic d’agir en justice : projet de résolution.

- Si l’assemblée doit statuer, dans une copropriété en difficulté, sur une question résultant des conclusions du rapport remis par l’administrateur provisoire : les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire.

- Le compte rendu du conseil syndical (lorsqu’il est établi par écrit) et le projet d’état individuel de répartition des comptes (article 11, II, du décret du 17 mars 1967 complété par l’article 7 du décret du 20 avril 2010).

- Lorsque l’assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière du lot d’un copropriétaire débiteur, le syndic doit, pour la validité de la décision, notifier aux copropriétaires au plus tard en même temps que l’ordre du jour, trois projet de résolution : l’un mentionnant la saisie immobilière du lot, un autre fixant le montant de la mise à prix et un dernier précisant « le montant des sommes estimées définitivement perdues » (article 11, I, du décret du 17 mars 1967 complété par l’article 7 du décret du 20 avril 2010). Ces questions ne peuvent donc pas faire l’objet d’une résolution unique.

- Pour les immeubles équipés d’une installation collective de chauffage ou de refroidissement (climatisation), le syndic doit inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée qui suit l’établissement d’un diagnostic de performance énergétique ou d’un audit énergétique (à réaliser dans un délai de 5 ans à compter du 1er janvier 2012), la question d’un plan de travaux d’économie d’énergie ou d’un contrat de performance énergétique (article 24-4 de la loi du 10 juillet 1965 ajouté par l’article 7 de la loi du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l’environnement - loi « Grenelle II ».

- L’équipement des parkings de dispositifs de recharge des véhicules électriques (article 24-5 de la loi du 10 juillet 1965 ajouté par l’article 57 de la loi du 12 juillet 2010).

- Faculté de délaissement des copropriétaires en zone de risques (article 24-6 de la loi du 10 juillet 1965 ajouté par l’article 216 de la loi du 12 juillet 2010).

D’autres documents doivent être joints pour la simple information des copropriétaires (annexes du budget prévisionnel, avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération).

Déroulement de l’assemblée

Là encore, les règles applicables au déroulement de l’assemblée et au vote, d’ordre public, doivent être respectées à la lettre, sous peine d’annulation de l’assemblée.

 

La feuille de présence

Il s’agit d’un document important qui permet de vérifier le décompte des présents et des représentés, et donc de vérifier la qualité de défaillant en vertu de laquelle il est possible de contester une décision de l’assemblée. C’est pourquoi son absence entraîne la nullité de l’assemblée.

Préparée par le syndic, la feuille de présence est établie avant l’ouverture de la séance. Pouvant comporter plusieurs feuillets, celle-ci indique les nom et domicile de chaque copropriétaire, et, le cas échéant, le nom et le domicile de son mandataire s’il est représenté, ainsi que le nombre de voix dont il dispose (décret, article 14 modifié par le décret du 27 mai 2004). Elle doit être signée (émargée) par tous les membres présents à l’assemblée : ceux qui ont un mandat pour représenter un copropriétaire doivent signer en son nom. Destinée à être annexée au procès-verbal de l’assemblée, la feuille de présence doit être certifiée exacte par le président de l’assemblée. Faisant preuve de la présence à l’assemblée des copropriétaires ou de leurs mandataires, il est nécessaire d’y noter, en cours de séance, les arrivées tardives, les absences momentanées ou les départs prématurés.

L’article 14 du décret de 1967 permet désormais de tenir la feuille de présence sous forme électronique, dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil. 

Election du président, du secrétaire et des scrutateurs

La réunion commence par l’élection, parmi les copropriétaires ou mandataires présents, d’un président de séance et, le cas échéant, de un ou plusieurs scrutateurs (décret, article 15).

• La désignation du président de séance se fait par un vote séparé, à la majorité de l’article 24, dont le résultat doit figurer au procès-verbal. Le non-respect de cette formalité entraîne la nullité de l’assemblée tout entière.

Outre la direction des débats et la police de la séance, le président de l’assemblée a pour rôle de vérifier la feuille de présence et les pouvoirs des mandataires (et, éventuellement de distribuer les pouvoirs en blanc qui lui ont été remis), de contrôler que les dispositions relatives à l’ordre du jour ainsi que celles relatives au délai de convocation ont été respectées. Il procède à l’ouverture et à la clôture de séance et signe le procès-verbal, s’il approuve son contenu.

Il convient, lorsque le président démissionne en cours d’assemblée, de procéder à son remplacement par un nouveau vote mentionné au procès-verbal, et d’adjoindre au procès-verbal de l’assemblée la démission écrite du président. 

• C’est le syndic qui est le secrétaire de séance et assure donc la rédaction du procès-verbal, sauf décision contraire de l’assemblée à la majorité de l’article 24 (par exemple lorsque l’assemblée statue sur la révocation du syndic). Précisons que le président de séance ne peut assurer la fonction de secrétaire, sous peine de nullité de l’assemblée.

• Le ou les scrutateurs sont désignés par un vote séparé, à la majorité de l’article 24. Il appartient au règlement de copropriété de fixer le nombre de scrutateurs en fonction du nombre de lots composant le syndicat ; à défaut, l’assemblée en arrête le nombre, en fonction de l’importance de l’ordre du jour, ne fut-ce qu’indirectement par la majorité recueillie par les candidats. Les scrutateurs ont pour rôle de décompter les votes lors des scrutins, pas de se substituer au président.   

Le débat et le vote des décisions

• Une fois la séance ouverte par le président, l’assemblée se prononce sur les questions inscrites à l’ordre du jour : toute décision votée avant la désignation du président et des assesseurs est nulle. Par ailleurs, l’assemblée ne peut voter que sur les questions inscrites à l’ordre du jour, dans la mesure où les notifications obligatoires ont été faites dans les règles. En vertu de l’article 13 du décret, l’assemblée générale peut examiner une question non inscrite à l’ordre du jour, pour préparer une future assemblée, par exemple, mais sans effet décisoire. Ce qui diffère de l’état de droit antérieur au décret du 27 mai 2004, où une valeur décisoire était reconnue, mais sous réserve d’une annulation pour irrégularité en cas de contestation dans les deux mois.

L’ordre dans lequel les questions sont débattues n’est pas impératif, et l’omission du vote d’une question inscrite à l’ordre du jour n’entraîne pas la nullité de l’assemblée. Toutefois, le copropriétaire à qui cette omission porte préjudice peut engager la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires. 

• Selon leur importance, les décisions sont prises à des majorités différentes fixées par les articles 24 (majorité simple), 25 (majorité absolue), 26 (double majorité) de la loi du 10 juillet 1965 ; pour les décisions particulièrement importantes, l’unanimité est requise (voir tableau, page 31). Pour le calcul de ces majorités, il est tenu compte du nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire : le nombre de ces voix correspond aux tantièmes, c’est-à-dire la fraction représentative de son lot par rapport à l’ensemble de la copropriété. Ainsi, le copropriétaire qui détient 100 tantièmes dispose de 100 voix. Précisons, toutefois, que lorsqu’un copropriétaire détient plus de la moitié des voix, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.

Contrairement à une idée reçue, il n’est pas nécessaire qu’un nombre minimal de copropriétaires soient présents ou représentés pour que l’assemblée puisse délibérer (absence de quorum).

• Chaque question doit faire l’objet d’un vote séparé. La Commission relative à la copropriété a eu l’occasion de rappeler dans une de ses recommandations que le vote ne peut se faire par bulletin secret. Le vote est obligatoirement public (à main levée ou par bulletin nominatif), car il faut pouvoir identifier les personnes qui ont voté « pour », afin de vérifier si la majorité est atteinte, ceux qui ont voté « contre », ainsi que ceux qui se sont abstenus, seuls autorisés à contester une décision d’assemblée générale.

Les résultats des votes doivent être proclamés avant que les copropriétaires ne se séparent, à peine de nullité de l’assemblée. Signalons qu’un copropriétaire peut modifier son vote tant que le résultat du scrutin n’a pas été proclamé par le président de l’assemblée.

Une décision qui a été votée conformément à l’ordre du jour ne peut être complétée par une autre qui n’y était pas inscrite (Civ. 3ème, 7 novembre 2007, pourvoi n° 06-18882).

Le procès-verbal de l’assemblée

Le procès-verbal de l’assemblée représente un document essentiel dans la vie du syndicat et un libellé défectueux entraîne souvent contentieux et difficulté d’exécution.

• Rédigé par le secrétaire de séance (le syndic, à moins que l’assemblée en ait décidé autrement), il constate les décisions prises par l’assemblée.

En vertu de l’article 17 du décret, le procès-verbal doit comporter les mentions suivantes, dont l’omission entraîne la nullité des décisions prises : sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote, ainsi que le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes et leur nombre de voix. En outre, si des copropriétaires opposants formulent des réserves sur la régularité des décisions, le procès-verbal doit en faire état.

• Le procès-verbal est authentifié par la signature du président de l’assemblée, du secrétaire et du ou des scrutateurs, signature qui doit désormais être effectuée à la fin de la séance. Cette disposition qui résulte du décret du 27 mai 2004 vise à éviter les contestations qui naissaient fréquemment d’une rédaction a posteriori, et surtout les délais inhérents aux signatures tournantes qui retardaient la notification du procès-verbal.

L’ensemble des procès-verbaux sont consignés dans un registre prévu à cet effet, qui peut être électronique, et conservés dans les bureaux du syndic.

• Dans le délai de deux mois à compter de l’assemblée générale, le syndic doit notifier le procès-verbal (envoi par lettre recommandée avec avis de réception ou par acte d’huissier) à chacun des copropriétaires opposants (ce sont ceux qui ont voté contre une ou plusieurs décisions) ou défaillants (c’est-à-dire absents et non représentés). En revanche, le procès-verbal est envoyé par lettre simple aux copropriétaires qui ont voté en faveur de toutes les résolutions. La notification doit reproduire l’intégralité de l’alinéa 2 de l’article 42 de la loi de 1965 qui expose la possibilité de contester les décisions de  l’assemblée.

• A compter de cette notification, les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent agir en contestation des décisions de l’assemblée dans un délai de deux mois. Le délai pour agir est également de deux mois en cas d’absence de convocation à l’assemblée ou de non respect du délai de convocation, et non plus de dix ans, depuis deux décisions de la Cour de cassation en date du 28 février 2006 et du 12 octobre 2005. En revanche, en l’absence de notification de procès-verbal, le délai de deux mois imparti par l’article 42 de la loi de 1965 ne court pas, et l’assemblée générale peut être contestée dans un délai de dix ans à compter de sa date. Attention, certains copropriétaires croient, à tort, qu’il suffit d’envoyer une lettre recommandée avec AR au syndic pour contester une assemblée ou des décisions prises.  

Il n’en est rien. Pour que cette contestation soit juridiquement valable et interrompre le délai de deux mois, il faut saisir le juge.

Précisions que lorsqu’une décision a été prise à l’unanimité, elle ne peut être contestée, puisque, par définition, il n’y a ni opposant, ni défaillant (Civ. 3ème, 7 novembre 2007, pourvoi n° 06-17361).

L’action en contestation doit être introduite, dans les délais, devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l’immeuble, ce qui suppose l’intervention d’un avocat. Le tribunal prononcera l’annulation si le copropriétaire demandeur établit que la décision est irrégulière ou illégale (question non inscrite à l’ordre du jour, décision adoptée à une mauvaise majorité, décision entachée d’abus de majorité…), ou a été prise au cours d’une assemblée elle-même irrégulière (convocation irrégulière, désignation du président ne résultant pas du vote de l’assemblée…). Mais le tribunal ne juge pas en opportunité : si toutes les règles légales ont été respectées lors de l’assemblée, le copropriétaire doit accepter la décision de la majorité.

Rappelons que les copropriétaires qui ont voté pour une décision, ainsi que ceux qui se sont abstenus (à moins d’avoir émis des réserves figurant au procès-verbal), ne peuvent contester. Les tribunaux reconnaissent toutefois la qualité d’opposant au copropriétaire qui a voté en faveur d’une décision rejetée par l’assemblée.

 

Vous ne pouvez pas assister à l’assemblée générale : faites-vous représenter 

Si vous ne pouvez pas vous rendre à l’assemblée, vous pouvez donner mandat à une personne de votre choix pour vous représenter. A cet effet, un pouvoir en blanc est joint à la convocation : il suffit de le remplir et de le retourner. Vous pouvez vous faire représenter par un autre copropriétaire ou une personne étrangère à la copropriété telle que locataire, ami, parent… (Article 22, dernier alinéa, de la loi de 1965), mais pas par le syndic (professionnel ou bénévole), son conjoint ou ses préposés. Il est déconseillé de donner mandat au gardien de l’immeuble qui, bien que n’étant pas juridiquement l’employé du syndic, mais celui du syndicat des copropriétaires, se trouve sous son autorité. Il faut également éviter de donner un pouvoir en blanc au syndic, qui pourrait ainsi choisir les mandataires et composer une majorité en sa faveur : mieux vaut envoyer votre pouvoir en blanc, par l’intermédiaire du syndic, le cas échéant, au président du conseil syndical ou au président de l’assemblée qui les distribueront aux copropriétaires présents. Signalons qu’une même personne ne peut pas recevoir plus de trois pouvoirs, dès lors que le total des voix dont elle dispose elle-même, ajouté à celui des voix des copropriétaires qu’elle représente, dépasse 5 % de la totalité des voix de la copropriété.

Il est désormais indiqué que chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote « à quelque titre que ce soit » (article 22, avant dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965, modifié par l’article 7-5°-a de la loi du 12 mai 2009 de simplification du droit). En conséquence, un administrateur de bien ne pourra désormais exercer plus de trois délégations de vote, nonobstant la généralité du mandat de gestion qui lui aura été donné par un ou plusieurs copropriétaires. En outre le partenaire lié à un syndic par un pacte civil de solidarité ne peut pas présider l’assemblée, ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire (article 22, dernier alinéa, complété par l’article 7-5°-b de la loi du 12 mai en 2009). Cette interdiction s’ajoute à celle visant déjà le syndic lui-même, son conjoint et ses préposés.

 

Pour plus d’informations :
La Chambre des Propriétaires  
www.chdp.asso.fr