Tout savoir sur la comptabilité de la copropriété

Les règles applicables depuis le 1er janvier 2007. La comptabilité du syndicat des copropriétaires n’obéissait à aucune nomenclature précise des comptes, la loi SRU du 13 décembre 2000 a posé les bases d’une organisation comptable structurée. Applicable depuis le 1er janvier 2007, cette organisation a été précisée par le décret et l’arrêté du 14 mars 2005, dits « textes comptables ».

Elaborer le budget de la copropriété, en collaboration avec le Conseil Syndical, tenir la comptabilité tout au long de l’année, clôturer les comptes de l’exercice, présenter les comptes et les soumettre au vote pour approbation en Assemblée Générale, et se conformer aux règles en matière de comptabilité dans les copropriétés, telles sont les attributions comptables des syndics.  Résidence Cogedim - Le Cristal Parc, hall imaginé par l'architecte Anne-Catherine Pierrey.

Les principes généraux de la réforme

Après deux reports, la date d’entrée en vigueur de la nouvelle comptabilité des copropriétaires était fixée au 1er janvier 2006. Mais l’article 94-II de la loi portant engagement national pour le logement (ENL) du 13 juillet 2006 a instauré un nouveau report au 1er janvier 2007. Cet article précise également que les comptes des syndicats seront tenus conformément à ces règles à partir du premier exercice comptable commençant à compter du 1er janvier 2007. Ainsi, les comptes présentés à l’assemblée statuant sur l’exercice 2007, début 2008, devaient comporter les nouveaux documents de synthèse, les fameux cinq tableaux. Il faut souligner, dès à présent, que le décret et l’arrêté du 14 mars 2005 prévoient pour ces tableaux une présentation comparative des années comptables N et N-1 soit, pour les premiers comptes à produire selon les nouvelles normes, les années 2007 et 2008. Par conséquent, il était conseillé aux syndics de tenir dès 2006 la comptabilité des copropriétés selon les nouvelles règles.

L’autonomie de la comptabilité du syndicat est considérée comme une entité propre qui comptabilise, à la fois, non seulement des charges, mais également des produits dont les provisions trimestrielles font partie.

Très précis, les textes comptables ont tout prévu, tant en ce qui concerne la tenue de la comptabilité, le plan comptable et son utilisation, qu’en ce qui concerne les documents comptables de synthèse qui en sont la conclusion. Ces documents sont formalisés, obligatoires. Il apparaît donc clairement que cet ensemble de textes va faciliter l’analyse et le contrôle des comptes de copropriété. Quel que soit le syndic, et quelle que soit la copropriété, les comptes seront établis selon les mêmes modalités et sur les mêmes documents. Ceci permettra à un propriétaire possédant plusieurs lots de copropriété de faire des comparaisons sur des supports identiques. Ceci facilitera également la lecture des documents, quel que soit le syndic en fonction.

Toutefois, ces nouvelles règles comptables ne seront pas obligatoires pour les copropriétés de moins de dix lots et de moins de 15 000 € de budget prévisionnel moyen sur les trois derniers exercices, selon l’article 92 de la loi ENL (article 14-3, alinéa 3, de la loi de 1965). Ces copropriétés seront seulement tenues de constater leur engagement en fin d’exercice en produisant les cinq tableaux précédemment cités.

 

Dispositions générales

Il s’agit :

- du principe de l’annualité budgétaire (l’année comptable ne correspondant pas obligatoirement avec l’année civile) : aujourd’hui, le fonctionnement comptable de la copropriété est obligatoirement annuel, et les copropriétaires doivent régler des provisions sur charges trimestrielles (articles 14-1 de la loi de 1965 et 43 du décret de 1967) égales au quart du budget voté. L’ancien système, c’est-à-dire la gestion trimestrielle à charges échues, qui était couramment pratiquée en région parisienne, et qui consistait à rembourser au début de chaque trimestre les dépenses engagées le trimestre précédent, n’est plus autorisé ;

- on ajoutera que ce budget prévisionnel doit être voté dans les 6 mois de la clôture de l'exercice précédent, et qu'il permet, à défaut de paiement d'une seule provision, de provoquer la déchéance du terme, c'est-à-dire de rendre exigibles, après mise en demeure du copropriétaire mauvais payeur, toutes les provisions incluses dans le budget, même non encore exigibles (article 19-2 de la loi de 1965) ;

- de la consécration du principe du compte séparé.

Normalisation des comptes, ceux-ci devant être établis conformément à des modèles en fonction d’une nomenclature précise dont le mode de fonctionnement est défini par les textes comptables. Cette deuxième étape, qui devait initialement s’appliquer le 1er janvier 2004, a été reportée une première fois au 1er janvier 2005, puis au 1er janvier 2006, par l’article 119 de la loi de cohésion sociale du 18 janvier 2005. La loi ENL de 2006 a encore reporté ce délai au 1er janvier 2007. 

Les documents comptables

Annexés au décret du 14 mars 2005 sous forme de tableaux, ils sont au nombre de cinq :

  1. L’état financier : ce document correspond au « bilan » de la comptabilité commerciale. Véritable photographie de la copropriété au dernier jour de l’exercice, il va présenter l’état des créances et des dettes et comporter la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi de 1965. Il fait également apparaître le montant des emprunts restant dus à la date d’arrêté des comptes. Et, nouveauté qui tire son essence de la comptabilité commerciale, cet état financier doit être présenté chaque année avec le comparatif de l’année précédente.
  2. Le compte de gestion général et budget prévisionnel : il répertorie les charges et les produits de l’exercice. Ce deuxième tableau est constitué de deux parties : la première concerne les opérations courantes, la seconde les travaux et opérations exceptionnelles. Ce compte de gestion est établi selon la nomenclature du plan comptable. 
  3. Le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel : il prend en compte les mêmes éléments que la première partie du tableau précédent mais sous une forme analytique. Ce troisième tableau est très proche de l’ancien état des charges de l’exercice. Il ne répertorie que les charges pour opérations courantes en conservant l’ancien classement par type de dépenses.
  4. Le compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel : comme son nom l’indique, ce quatrième tableau regroupe les travaux de l’exercice et les opérations exceptionnelles qui sont classés par typologie de charges. Le total des charges de ce tableau doit être égal au total des charges de la seconde partie du tableau 2.
  5. L’état des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votées, non encore clôturées : ce cinquième tableau a pour objectif de suivre l’évolution des travaux réalisés dans la copropriété. Répertorié par chantier, il précise les travaux votés, les travaux payés, les travaux réalisés, les appels reçus, donc détermine le solde en attente sur l’ensemble des travaux. Il fait également mention des subventions et emprunts à recevoir.

 

Définition des termes comptables utilisés

Les termes comptables désormais utilisés sont les suivants :

Les charges et les produits pour opérations courantes

• Les charges constatées pour les opérations courantes mentionnées à l’article 14-1 de la loi de 1965 comprennent les sommes versées ou à verser en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat.

• Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l’obligation leur incombant, enregistrées à la date d’exigibilité, conformément à l’article 14-1 de la loi de 1965. Ils comprennent aussi les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l’assemblée générale des copropriétaires.

Pour un comptable, cette définition est importante. En effet, précédemment, les comptes de charges de copropriété étaient établis en demandant en fin de trimestre, à chaque copropriétaire, de régler sa quote-part de charges. Ce procédé consistait à rembourser les charges avancées par le syndic avec le fonds de roulement. Dans le nouveau dispositif, il y a, d’un côté, les charges et, de l’autre, les produits qui correspondent à ce que chaque copropriétaire doit à la copropriété : les quatre acomptes et le solde. Le remboursement fait donc place aux produits. En acquérant « une personnalité comptable », le syndicat devient ainsi plus autonome vis-à-vis des copropriétaires. Ceux-ci deviennent les « clients » de la copropriété, ce qui, sur un plan juridique, assoit l’exigibilité des provisions évoquée ci-dessus.

 

Les charges et les produits pour travaux et opérations exceptionnelles

• Les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes versées ou à verser, pour les travaux prévus par l’article 14-2 de la loi de 1965 et décidés par l’assemblée générale des copropriétaires. Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations. Les charges comprennent également les dépréciations sur créances douteuses à l’encontre des personnes autres que les copropriétaires ; leur estimation est présentée par le syndic et soumise au vote de l’assemblée générale. En ce qui concerne les dépréciations de créances douteuses à l’encontre des copropriétaires, elles sont à constater après avoir mis en œuvre les diligences nécessaires au recouvrement, au moment de la décision de l’assemblée générale de procéder à la saisie immobilière.

• Les produits constatés pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l’obligation leur incombant résultant de l’article 14-2 de la loi de 1965, les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses des travaux, les subventions perçues, les indemnités d’assurance et les loyers des parties communes, ainsi que les produits divers issus des placements décidés par le syndicat et les intérêts des sommes dues au syndicat suivant affectation décidée par l’assemblée générale des copropriétaires. En résumé, les produits correspondent à la part de travaux que chaque copropriétaire a versée, les subventions, les indemnités d’assurance, les loyers de parties communes, les produits divers issus de placements et les intérêts des sommes dues au syndicat. Ces produits seront comptabilisés dans le compte de gestion général.

Les produits pour travaux et opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l’exercice de leur exigibilité : ils sont comptabilisés, même s’ils n’ont pas été encore encaissés. Par contre, les subventions sont à constater dès leur encaissement.

L’exercice comptable : l’exercice comptable du syndicat des copropriétaires couvre une période de douze mois. Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. Pour le premier exercice (cas d’une nouvelle copropriété), l’assemblée générale des copropriétaires fixe la date de clôture des comptes et la durée de cet exercice qui ne pourra excéder 18 mois.

La date de clôture de l’exercice pourra être modifiée sur décision motivée de l’assemblée générale des copropriétaires, au plus, tous les 5 ans.

Les provisions et les avances. Il s’agit de deux notions nouvelles et importantes.

• Les provisions : sont nommées provisions sur charges les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l’approbation des comptes du syndicat. Les provisions, on l’a vu plus haut, sont des produits pour le syndicat.

• Les avances : sont nommées avances les fonds destinés à constituer des réserves ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d’entre eux. Les avances sont remboursables. Ainsi, l’ancien « fonds de roulement », dont la notion disparaît, devient une « avance de trésorerie », du même montant.

A la différence de la provision qui, une fois versée, n’appartient plus au copropriétaire, une avance appartient toujours au copropriétaire et est remboursable. Précisons que le montant de l’avance réclamée aux copropriétaires ne peut pas dépasser un sixième du budget (soit deux mois).

 

Les règles de comptabilisation

On distingue les deux règles de comptabilisation suivantes dans les textes :

• Une comptabilité d’engagement et non de trésorerie : les syndicats de copropriétaires doivent désormais tenir une comptabilité d’engagement, et non une comptabilité de trésorerie. En effet, en vertu de l’article 14-3 de la loi de 1965 : « les charges et les produits du syndicat prévus au plan comptable sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement ». Gérer une comptabilité de trésorerie consistait à enregistrer les dépenses au fur et à mesure qu’elles étaient payées et à envoyer à la fin du trimestre aux copropriétaires leur quote-part à payer. Dorénavant, la comptabilité du syndicat doit être tenue selon le mode de l’engagement, ce qui revient à comptabiliser une dépense engagée sans qu’il soit nécessaire d’avoir reçu la facture, ou de l’avoir réglée. Il y a là une double notion : non seulement il faut enregistrer la facture, mais aussi comptabiliser la dépense dès que l’ordre a été donné au fournisseur du syndicat d’exécuter une prestation. C’est au moment où l’on passe la commande que l’engagement est pris, ce qui est plus logique, mais aussi plus compliqué car cela nécessite des écritures de régularisation en fin d’exercice.

• La partie double     

Deuxième règle importante, les écritures sont passées selon le système dit « en partie double ». Dans ce système, tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture. L’engagement est soldé par le règlement (article 14-3 de la loi de 1965). Prenons, par exemple, la livraison de fioul. La comptabilisation de la facture du fournisseur consiste à écrire au débit « charge de fioul » et au crédit, dette du même montant vis-à-vis du fournisseur. Après règlement du fournisseur par un chèque du montant de la facture, il y aura débit du compte fournisseur qui se trouvera soldé par le crédit de la banque, le montant du compte en banque ayant diminué du même montant.

Une fois encore, on peut constater que la comptabilité d’engagement suppose plus de travail que la comptabilité de trésorerie. Dans la comptabilité de trésorerie, seul un journal de banque est nécessaire. Dans la comptabilité d’engagement, sont nécessaires un journal d’achat, un journal de ventes, un journal de banque et le journal d’O.D. (pour les paies et charges sociales, quand la copropriété emploie des salariés, et pour les régularisations diverses). La comptabilité des copropriétés ressemble de plus en plus à celle des entreprises…

 

Les livres comptables

Le syndic tient le livre-journal et le grand livre des comptes du syndicat. Le livre-journal, tenu selon les dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.

- Le grand livre des comptes regroupe l’ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.

- Le livre-journal et le grand livre des comptes : leurs pages sont numérotées sans discontinuité.

- Un livre-journal et un grand livre tenus sur les supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre-journal et de grand livre des comptes.

- Des comptabilités auxiliaires peuvent être ouvertes en tant que de besoin.

- Le syndic édite deux balances générales des comptes, l’une selon la nomenclature comptable, l’autre selon les clés de répartition des charges prévues au règlement de copropriété. Les deux balances sont équivalentes.

La TVA

Les opérations sont enregistrées toutes taxes comprises (TTC) dans les comptes dont l’intitulé correspond à leur nature. Le montant et le taux des taxes sont indiqués lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ont déclaré être assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. En effet, certains copropriétaires, commerçants par exemple, peuvent être assujettis à la TVA : dans ce cas, le syndic doit donner aux copropriétaires les éléments sur la TVA qui est comprise dans les provisions payées, afin que les copropriétaires assujettis à la TVA puissent la récupérer.

L’enregistrement comptable

Tout enregistrement comptable comporte un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l’appuie, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l’appel de fonds et son objet.

La date à laquelle le paiement est intervenu peut être mentionnée sur les factures, mémoires et situations. Cette règle, qui tombe sous le sens, n’était pas écrite auparavant. On ne laisse donc plus de choix à la personne chargée de passer les écritures comptables qui devra respecter ces formes.

L’arrêté comptable

Les documents comptables sont tenus sans altération et sans blanc. Une écriture erronée est annulée par une écriture contraire.

Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d’arrêté des comptes. Cela signifie que l’on ne pourra pas revenir au cours de l’exercice suivant sur l’exercice précédent.

Quand les documents de synthèse auront été établis, il sera procédé à un travail technique comptable d’arrêté des comptes qui figera les comptes à ce moment-là.

La nomenclature et le fonctionnement des comptes

La nomenclature et le fonctionnement des comptes sont fixés par les articles 6 à 10 de l’arrêté du 14 mars 2005. Les intitulés des comptes sont clairement exposés et numérotés pour former un ensemble cohérent regroupé en classes, au nombre de cinq (classes 1, 4, 5, 6, 7). Une forte analogie existe entre ce plan de comptes et le plan comptable des entreprises commerciales.

Il est par ailleurs précisé que les classes de comptes et comptes retenus sont les seuls utilisables par le syndic pour l’enregistrement des opérations effectuées par le syndicat des copropriétaires.

Concernant le fonctionnement des comptes, le même arrêté explicite clairement le « mode d’emploi » de la quasi-totalité des comptes de classes 1, 4, 5, c’est-à-dire les comptes regroupés dans l’état financier. Concernant les comptes de charges (classe 6) et de produits (classe 7), l’intitulé, en lui-même, explicite son utilisation.

Pour plus d’informations : 

La Chambre des Propriétaires    www.chdp.asso.fr

La Chambre des Propriétaires représente plus de 120 000 biens individuels.
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La Chambre des Propriétaires représente plus de 120 000 biens individuels.
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Article publié le 7 juillet 2015

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